Менеджеры и собственники предприятий проявляют огромный интерес к теме управления бизнес-процессами. Это гораздо больше, чем просто модная тенденция. Процессное управление – мощный инструмент повышения эффективности и даже конкурентной борьбы (в тех ситуациях, когда ценовая и продуктовая конкуренция не работает).
По этой теме написано огромное количество литературы, есть много видео и обучающих программ. Чтобы ориентироваться в информации и использовать новые знания, важно разобраться с базовыми понятиями, правильно погрузиться в тему.
Мы поможем вам разобраться с основными понятиями процессного управления. Эта статья – первый шаг к тому, чтобы освоить и внедрить весь инструментарий управления процессами, который сделает ваш бизнес более эффективным и конкурентоспособным.
Что такое бизнес-процессы?
Бизнес-процесс – это последовательность решений и действий в компании, нацеленных на определенный результат. Примеры процессов:
- найм сотрудников,
- покупка запуск и внедрение ПО,
- коммуникация с партнерами и пр.
Процессы делят по длительности и цикличности. Они могут быть:
- однократными (запуск сайта компании);
- повторяющимися (рассылки информации);
- цикличными (производство, подача налоговой отчетности).
Есть еще несколько способов классифицировать бизнес-процессы по разным критериям. Не будем приводить их все. Главное, что нужно понять – процессы очень разнообразны и охватывают все сферы жизнедеятельности компании.
Из-за разнообразия и разнонаправленности процессы часто пускают на самотек не отлаживают и не контролируют. Это касается не только мелких операций. Часто менеджеры игнорируют стратегические задачи.
Компания без управления процессами: ее проблемы
Что случается когда процессы происходят стихийно? Часто компания достигает целей, которые наметила, но это происходит медленнее, с большими затратами ресурсов. Ситуацию можно сравнить с путешествием без карты. Вы можете добраться до цели, но по дороге столкнетесь с неудобствами, которых можно было избежать.
Что происходит, когда процессы в компании не отлажены?
- Падает эффективность. При огромных трудозатратах результат работы будет минимально приемлемым или даже ниже порога рентабельности.
- Замедляется работа. Сотрудники будут тратить на выполнение задачи больше времени, чем планируется. Это приведет к срыву сроков выполнения работ и нарушению договорных обязательств компании. Замедленные бизнес-процессы это убытки компании.
- Возникает нестабильность. Не отлаженные процессы не дают необходимого вашей компании результата. Итоги работы будут непредсказуемы.
- Дублирование процессов. Вероятна ситуация, когда одной задачей занимаются два подразделения компании. Из-за этого возникнет путаница с распределением ответственности, задачи часто остаются невыполненными.
- Возникают избыточные, слишком сложные процессы. В цепочках действий могут быть лишние этапы и операции. Если их не устранить, компания будет каждый день терять ценные ресурсы в итоге станет убыточной.
Почему возникают все эти проблемы? Причин несколько:
- – руководители и сотрудники не имеют знаний в сфере процессного управления,
- не отлажена организационная структура компании,
- нарушена коммуникация между сотрудниками и подразделениями,
- процессы не автоматизированы, сотрудники выполняют много рутинной работы самостоятельно.
Этапы управления процессами. С чего начинается порядок и продуктивность?
Вы увидели последствия хаотичных бизнес процессов. Теперь давайте разберемся с тем, из чего состоит правильное управление процессами. В большинство специалистов выделяют три основных этапа.
Разграничение и выделение существующих процессов
Любые изменения начинаются с оценки ситуации. Прежде, чем оптимизировать процессы, нужно составить их полный перечень. О каждом процессе у вас должна быть максимально полная информация:
- – Кто из сотрудников в нем участвует?
- – На какие этапы и операции делиться процесс?
- – Какой ожидаемый результат?
- – Как связаны процессы между собой?
Что такое автоматизация бизнес-процессов?
Цель автоматизации процессов – снизить влияние человеческого фактора на результат и ускорить работу компании. Автоматизация включает три основных направления:
- Анализ процессов на предприятии с их оптимизацией.
- Внедрение различных инструкций и регламентов, которые определяют действия сотрудника в определенных ситуациях.
- Использование программных продуктов и технологических инструментов, которые ускоряют и упрощают рутинные операции.
Чтобы отладить и автоматизировать бизнес-процессы вашей компании, воспользуйтесь услугами компании Стратегический партнер – Днепр. Также приглашаем на наши обучающие программы по управлению процессами. Здесь вы получите актуальные знания от экспертов-практиков бизнеса.